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Les entreprises utilisent des tonnes de papier par an non seulement pour les démarches administratives, mais aussi pour les documentations des affaires internes. Ceci est l’une des grandes formes de gaspillages de papiers reconnus comme l’un des facteurs nuisibles à l’écologie. Pour réduire au maximum l’utilisation des papiers, la plupart des entreprises dans le monde optent pour la solution nommée « dématérialisation ». Mais c’est quoi exactement cette solution plus économique et écologique adoptée par de nombreuses filiales internationales ?
La dématérialisation, c’est quoi ?
Bien plus qu’une solution, la dématérialisation de documents est en plein centre de la transformation numérique de nombreuses entreprises de différents secteurs. La dématérialisation consiste à convertir les données d’un support physique ou matériel, dans la majorité des cas en version papier, en fichier numérique. Il s’agit de « numériser » un document officiel appartenant à une plateforme. La dématérialisation s’intéresse dans les processus existant dans le fonctionnement d’un service ou d’une prestation d’une entreprise. Effectivement, il est possible de dématérialiser des échanges, des documents, et un ensemble de processus ressemblants la paie, facturation, le commerce, etc. Autrefois réservée aux entreprises proposant ses services dans le secteur tertiaire, la dématérialisation est aujourd’hui adoptée par toutes les entreprises, et ce, peu importe leur taille respective. Le secteur de l’industrie, de production et de la transformation s’intéresse à la dématérialisation afin de mettre en œuvre « la solution sur le zéro papier » et la solution pour la préservation de l’environnement. La dématérialisation permet également d’économiser les ressources humaines et le temps. Elle a donc des conséquences positives sur le portefeuille de l’entreprise qui l’adopte. Tous les flux de documents dans une société sont concernés par le système de dématérialisation notamment sur l’émission des factures clients, la réception des factures fournisseurs, l’émission de bon de commande, l’émission des bulletins de paie des salariés, etc.
La différence entre dématérialisation et numérisation
Le mot « dématérialisation » est parfois utilisé dans le sens de la « numérisation ». La numérisation des documents consiste à créer un fichier numérique en partant d’un document au format papier. Il suffit d’utiliser un scanner pour numériser un document. Numériser, c’est créer une copie numérique d’un document en papier qui, dans des conditions exceptionnelles, pourra être utilisé comme une copie fiable ayant la même valeur que le document original. La numérisation doit être réalisée en fonction d’un processus spécifique et préservé dans un Système d’Archivage Electronique certifié NF Z 42-013. De ce fait, la numérisation des documents et la dématérialisation des flux documentaires sont donc complémentaires. Les deux processus permettent facilement de prendre en charge tout ce qui concerne les flux de documents d’une entreprise que ce soit physique ou numérique, sortants ou entrants. Ainsi, instaurer le processus de la dématérialisation dans une entreprise pour les flux de documents n’écarte pas la numérisation totale ou partielle de l’historique de dossiers en papier afin de constituer une base de données complète facilement exploitable et consultable.
Bref, la dématérialisation des documents en papier conduit à des changements avantageux dans les méthodes de travail et dans les tâches quotidiennes des équipes concernées. C’est également un facteur clé pour la réussite du projet d’une entreprise.